Uma empresa precisa estar em constante aprimoramento para ganhar mais competitividade no mercado. O BPM é um conceito que pode ser utilizado para que uma empresa alcance esse objetivo.
Assim, ele é capaz de possibilitar aos gestores meios de potencializar a eficiência econômica, produtiva, ágil e qualitativa dos nos processos da empresa.
Como cada vez mais negócios estão usando esse método para resolver problemas enquanto cresce.
Então, é interessante que o gestor saiba como utilizá-lo para se manter relevante no mercado. Foi para isso que elaboramos este material em que explicamos seu conceito, benefícios e como implementá-lo. Leia já!
O que é BPM?
O Business Process Management é um conjunto de técnicas de gestão que ajudam as empresas a melhorar seus processos empresariais.
Sua criação se deu para sistematizar e facilitar os procedimentos organizacionais da empresa, buscando maximizar a competitividade corporativa e otimizá-la de forma contínua na entrega de valor ao cliente.
Também é importante ressaltar que esse conceito tem foco no desenvolvimento contínuo dos processos. Posto isso, ele é constantemente revisado com o passar do tempo.
Para implementar o BPM na empresa no campo prático, é necessário contar com soluções específicas, que possibilitem a realização das seguintes melhorias nos processos da empresa:
- Mapeamento: o gestor passa a entender com mais detalhes os processos da empresa;
- Padronização: é definido como os colaboradores realizarão cada uma de suas atividades, garantindo que um processo seja definido;
- Aprimoramento: os processos são realizados de forma mais ágil, eficiente, padronizada e com menos falhas;
- Otimização: gargalos, erros ou problemas são identificados e corrigidos, fazendo com que as operações sejam cada vez mais otimizadas.
Quais são as 6 fases do Ciclo BPM?
– Planejamento de Projeto de BPM
– Modelagem de Processos
– Simulação de Processos
– Execução de Processos
– Monitoramento de Processos
– Melhoria de Processos
Quais benefícios que a sua empresa terá ao adotar o BPM?
As vantagens do BPM estão ligadas ao fato de que ela busca solucionar os problemas da organização enquanto ela cresce. Veja a seguir como elas ajudam nesse aspecto.
Processos mais transparentes:
A comunicação clara e coesa possibilita aos funcionários da empresa entenderem o negócio como um todo e compreenderem também quais as suas funções e para que elas servem.
Redução de custos
A principal economia de custos decorre da minimização de desperdício de tempo, já que cada hora trabalhada agregará mais valor ao negócio.
Além disso, um melhor processo decisório fará com que os líderes tomem decisões e façam planejamentos que minimizem (ou eliminem completamente) eventuais desperdícios de recursos, elevando os ganhos.
Aumento de produtividade
Toda a equipe se concentrará em questões mais estratégicas, em vez de despender muito tempo com atividades operacionais. Essa produtividade também alcança administradores do negócio, que poderão dedicar mais tempo no estudo das informações.
A redução de tarefas burocráticas gera menos estresse, o que aperfeiçoa a experiência do usuário e qualidade de vida dos colaboradores no ambiente de trabalho. Assim, esse é um fator que impacta positivamente na motivação dos profissionais.
Saiba que essa qualidade ainda faz com que os colaboradores sem sintam mais confortáveis e seguros em suas tarefas.
Então, essa segurança também é aproveitada pelos gestores, que passarão a tomar decisões mais assertivas pelo fato de serem baseadas em dados em vez de suposições.
Conformidade de processos
Tecnologias de BPM ampliam o controle dos administradores sobre o negócio, possibilitando que ele crie e implemente políticas, amplie o controle interno e documente melhor suas tarefas.
Com isso, a empresa consegue identificar eventuais atividades que não estejam de acordo com suas normas ou com a legislação.
A automação potencializa a segurança da informação e dos dados. Especialmente se o fornecedor da solução de gestão que viabiliza o BPM também oferecer ferramentas de cibersegurança e de monitoramento.
Assim, elas minimizarão as chances de sucesso de ciberataques e permitirão que o negócio se mantenha em conformidade perante a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Visibilidade e controle
Quando o negócio implementa uma solução voltada para a gestão, as áreas da empresa também são integradas em um único ambiente. Com isso, o administrador também tem uma visão ampla de todas as atividades e dos colaboradores em um painel.
Automatizar os processos também torna o trabalho humano mais eficiente, além de fazer com que os profissionais entendam seus papéis na empresa. Será possível, dessa maneira, notar uma ligação de segmentos como também uma melhoria de processos.
Melhora da comunicação
Falhas na comunicação podem gerar retrabalho, erros e até mesmo desentendimentos, o que prejudica os resultados, a produtividade e o bem-estar do ambiente corporativo.
Entretanto, a comunicação é beneficiada graças ao BPM, pois todas as informações são facilmente acessadas pelo pessoal e suas funções estabelecidas de forma clara, evitando confusões.
Como implementar o BPM na sua organização?
Para implementar o BPM, é importante elaborar uma estratégia coerente com o planejamento, visão e missão do negócio, além de adequá-lo de forma que se encaixe melhor nas suas necessidades.
Antes de idealizar essa ideia, é interessante conhecer os desafios que você encontrará durante o procedimento. O principal deles é a resistência de adoção da tecnologia por alguns colaboradores e líderes, sendo crucial que você fomente uma cultura organizacional voltada à inovação.
Outra dificuldade que deve ser superada é o alinhamento dos objetivos das lideranças, o que torna importante que todos entendam os benefícios do BPM e estejam dispostos a adotá-lo na rotina corporativa.
Com isso em mente, entenda os principais pontos que devem ser observados para aplicar o BPM de forma bem-sucedida na empresa:
- Estude a empresa atualmente: o administrador deve mapear os processos, identificar os colaboradores responsáveis por cada atividade, entre outros detalhes;
- Define como ela deve ser: com o mapeamento da empresa em mãos, análise quais melhorias devem ser feitas, o nível de desempenho que você almeja conquistar, quais resultados serão obtidos etc.;
- Implemente as mudanças: faça as mudanças no campo prático. Para que o projeto seja bem-sucedido, é relevante que a mudança envolva todos os líderes e áreas do negócio;
- Monitore os resultados: acompanhe a performance do negócio com as mudanças aplicadas. A solução adotada pode trazer os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que demonstram os resultados obtidos;
- Invista em novas melhorias: o gestor deve refazer essas etapas para aprimorar seus procedimentos continuamente.
Enfim, BPM é uma estratégia que ajudará no desenvolvimento da sua empresa, tanto no presente como no futuro. Entretanto, mesmo que esse conceito traga tantas vantagens, é necessário contar com uma consultoria de TI que analise as demandas da sua empresa e personalize as tecnologias para que elas se encaixem melhor na sua organização.
Que tal expandir cada vez mais seu conhecimento sobre tecnologias que contribuem para seu negócio? Acompanhe agora mesmo os conteúdos do nosso blog!